Egyre több, gyorsabb és jobb eszközünk van. Mégis úgy érezzük, hogy egyre kevesebb idővel rendelkezünk, mind több a teendő. Sokan érzik, hogy a napjuk gépiesen végrehajtott program. Nem kellene a fenébe elhajítani a ToDo-listákat, check-listek-et?

Nem. Ha ugyanis nincsen tervünk, amellett, hogy nem érjük el a célunkat, mi magunk és az egész munkaszervezet a lassú szétcsúszás felé kezd sodródni. A baj nem a tervekkel, technológiai előírásokkal vagy a kottákkal van, hanem azok használati módjával.

Check-list manifesto

Atul Gawande 2011-ben megjelent The Checklist Manifesto: How to Get Things Rightcímű könyvének fő üzenete, hogy a sebészeti munkától a hamburgerkészítésig minden professzió számára nélkülözhetetlen a check-list, ha tetszik, valamiféle kotta. A check-list lényege, hogy annak tartalmát az ember álmából felrázva is ismeri, mégsem hagyatkozik a saját fejére, hanem azt újra meg újra előveszi, és tudatosan végighalad az egyes tételeken, míg ki nem pipálta mindet.

A vitorlázó repülősök 10 pontos „kabin-ellenőrző listája” például egy olyan könnyen memorizálható versike, melyet a felszállás előtt végigmond a pilóta, jelentősen megnövelve az esélyét annak, hogy nem lesz darázs a kabinban, és a kormány akadály nélkül működik.

ToDo-lista: öröm a kipipálás

„Nekem az okoz boldogságot a nap végén, ha mindent kipipáltam a check-listámon” – mondja egy coaching-ügyfelem. Nincsen egyedül. Sokan jutnak odáig, hogy kottából játsszák az életüket.

A ToDo-listákkal nem az a baj, hogy túl sok dolgot tartalmaznak, hanem az, hogy nem tartalmaznak mindent.

Sokan csak a munkafeladatukra szorítkoznak, elfelejtve, hogy a gyereknek ajándékot akarnak vásárolni, vagy éppen a focicsapat új mezét. Pedig a nap 24 órából áll, és feladataink nem szűnnek meg a munkahely kapuját átlépve. A kérdés persze az, hogy mi vezérel bennünket, amikor összeállítjuk a teendőink listáját.

Sok ügyfelemet az, hogy a munkahelyén megfeleljen, s onnan kilépve az a jutalom, hogy nincs további kötelezettség. Így vesznek a gyereknek az utolsó pillanatban silány, de drága születésnapi ajándékot, így felejtődik el a csapatidentitást is erősítő mez. A ToDo-lista lényege, hogy a tervünket egy olyan kottává konvertálja, melyen aztán a rohanás közepette már nem kell gondolkodnunk, hanem szabadon játszhatjuk belőle életünk zenéjét.

Kell egy terv

A rossz terv sokkal többet ér, mint a terv nélküli kapkodás. Az egyik legmagasabb zenei teljesítmény a szabad improvizáció, mely akkor élvezetes az előadók és a hallgatók számára, ha keretek között zajlik. Ha sem a hangnem, sem a tempó nincs megkötve, lényegében csimpánzok is beülhetnek a zongora vagy a dob mögé.

Az improvizáció éppen attól szerez örömet, hogy felismerjük benne a zenei keretek meglétét és azt a kreativitást, ahogyan a szigorúan megadott korlátok között a zenész felszabadul.

Sokszor van, hogy a folyamat közben már látjuk, hogy a terv hibás, mert az élet olyasmit produkál, amire nem lehet előre felkészülni. Egyrészt akkor maradunk korrektek társaink, ügyfeleink, főnökeink szemében, ha tisztázzuk, milyen keretek között végezzük a feladatot, s mindenki tudja, mire számíthat. Ebben az esetben sem kiküszöbölhető az élet szülte véletlenek sora, ám az a kép fog élni rólunk (akinek fontos, hogy róla milyen kép él), hogy tartjuk, amiben megállapodtunk.

A folyamat végén pedig érdemes visszanyúlni az eredeti tervhez és megnézni, hogy mi az, amit az élet felülírt, főleg pedig azt, hogy miért.

Csak egyetlen elszigetelt esetről van szó, vagy az eltéréseknek van egy mintázata is? Ez utóbbi esetben a következő folyamat tervének elkészítésekor már tekintettel kell lennünk a tapasztalatokra (öntanuló szervezet). Hiszen soha ne feledjük: pályánk során nem egy tervünk és projektünk van, hanem sok, így kénytelenek vagyunk hibázni, azaz nem tökéletes tervet készíteni, hogy fejlődni tudjunk!

Folyamatok? Olyan is létezik?

Legtöbb ügyfelemnél a dolgozók úgy érzik, hogy a folyamatok előírásai kifejezetten gátolják az előrehaladást. Szerintük a terveket olyanok készítik az íróasztal mögött, akik nem ismerik a gyakorlatot. Féligazságról van szó. Az ugyanis szent igaz, hogy aki a gyártósornál áll, annak van a legközvetlenebb tapasztalata arról, hogy mi történik a gyakorlatban – a tervekhez képest. Ugyanakkor ha a vezetői szint kap visszajelzést (sokszor nem kap) a végrehajtói szinttől, akkor képessé válik arra, hogy az előírásokat folyamatosan fejlessze, vagy elmagyarázza, hogy mi az oka annak, hogy egyik vagy másik előírástól semmiképpen nem szabad eltérni. Még akkor sem, ha az látszólag életszerűtlen és felesleges.

A magyar iskolakultúrára mutat vissza a folyamat-előírások ismeretének és betartásának hiányos volta.

Állítom, igenis meg kell tanulni a tankönyvi előírásokat. Állítom, hogy alkalmazni kell őket, úgy, ahogyan az életszerűtlennek gondolt tankönyvben előírva van.

És állítom, hogy bátornak kell lenni eltérni tőle, ezt kommunikálni az érintetteknek és képesnek lenni szakmai indoklását adni annak, miért térünk el az előírásoktól. Ha ez nem így lenne, még mindig ló vontatná a vonatot, a szerelvények előtt egy ember futna piros zászlóval a kezében – ahogyan a korabeli előírások ezt kijelölték neki.

Oké, de milyen a jó check-list?

Bár általánosan bevált módszert javasolni nem tudunk, hiszen minden olvasó egyedi, megismételhetetlen, így a problémára adható válasz is egyedi. De éppen az a szép a dologban, hogy

1. mindenkinek önmagának kell kipróbálgatnia módszereket és felismernie, mi az, ami számára a legtesthezállóbb és
2. felfedezni azt, hogy miért passzol az egyik és miért nem a másik módszer, azaz szükséges az önismeret
3. a check-list egyszerre az önismeret fejlesztésének eszköze
4. először kell betervezni a fontos, de határidő nélküli dolgokat, majd az apróbb, de sürgőssé váló teendőket
5. a tervezést a hét legelején érdemes megcsinálni, de nem baj, ha még a tervezés előtt – akár vasárnap délután – mindennemű felelősség és csinálás nélkül picit elmélázunk azon, mi az, ami fontos és mi az, amit csak a tisztesség kedvéért eljátszunk akár magunk, akár mások előtt
6. a hét végén érdemes tételesen újra végigmenni a listán és megnézni, mit végeztünk el és mit nem
7. hasznos megfigyelni saját magunkat azzal kapcsolatban, milyen érzés munkált bennünk az egyik vagy a másik feladat végrehajtása közben.

Ligeti György PhD (szervezetfejlesztő)

A fenti írás a szerző Droidok? című könyvén alapszik.