Sokunknak ismerős lehet, amikor a prezentációkészítő szoftver üres oldalaira meredve próbáljuk kitalálni, hogy mit is kellene mondanunk a majdani hallgatóságnak. A technológia fejlődése mára lehetővé tette, hogy gondolatainkat ezerféleképpen vizualizálhassuk és egyszerre tömegeknek mutathassuk meg mindezt. De mikor van szükség a számítógépre?
Kép: https://www.flickr.com/photos/russelldavies/
A technológia csupán eszköz, ami gyakran jóval nagyobb hangsúlyt kap, mint maga a cél. Ráadásul nem is minden esetben egyszerűsíti a dolgunkat. (Például amikor a négycsillagos szálloda tréningtermében érintős fali kijelző segítségével választhatjuk ki, hogy milyen típusú és erősségű fényt szeretnénk beállítani. Mennyivel egyszerűbb lenne egy sima villanykapcsoló!) A PowerPoint vagy más program segíthet bennünket abban, hogy HOGYAN adjuk át előadásunk fő üzeneteit. Ám ahhoz, hogy kitaláljuk MIT is szeretnénk mondani, jobb, ha eltávolodunk a számítógéptől. Egy információhalmaz összegyűjtéséhez persze szükség lehet rá. Ám a kérdés valójában nem az, hogy milyen tényeket szeretnénk közölni, hanem hogy mi az üzenetünk. Ha csupán tény- és adatközlésre szeretnénk szorítkozni, akkor máris lemondhatjuk a meetinget. Küldjük el az információkat e-mailben. Arra semmi szükség, hogy kihangosítsuk a diákra leírtakat, vagy felolvassunk valamit (jó esetben kissé átfogalmazva, a saját szavainkkal), hiszen ezt a hallgatóság maga is megteheti.
Egy ügyfelem bevallotta: azzal szórakoztatja magát az értelmetlen megbeszéléseken, hogy kiszámolja hányan ülnek ott feleslegesen, és ez a befektetett erőforrás mennyibe is kerül a cégnek.Az üzenetünk megfogalmazásához tiszta gondolatokra és némi kreativitásra van szükség. A közhiedelemmel ellentétben mindenkiben megvan ezekre a képesség, azonban nem aktiválódik akármilyen körülmények között. Ehhez nyugodt pillanatokat kell kialakítanunk (akár kiharcolnunk) magunknak. Bezárni az iroda ajtaját vagy sétálni egyet, és megkérdezni magunktól, hogy valójában mit is szeretnénk mondani. Ha ezt megbeszéltük magunkkal, jöhet a megtervezése annak, hogy milyen közlési mód passzol az üzenethez, azaz mivel tudjuk majd megszólítani a bennünket hallgatókat. A „big picture”, a fő struktúra megtervezéséhez még mindig nem szükséges színes, bekúszó betűket vagy hangzatos kifejezéseket próbálgatnunk. Bőven elég a toll és a papír. A vizualizálás a folyamat utolsó lépéseinek egyike.
A hallgatóság ugyanis nem a tényekre lesz kíváncsi, hanem arra, hogy mit akarunk közölni a tények (ábrák, adatok stb.) által. Sajnos a tények és az adatok olykor túlontúl fókuszba kerülnek és épp azt felejtjük el közölni, hogy miért is mutogatjuk őket.
Szabó Angi
Forrás: Garr Reynolds (2008): Presentation zen
A szerző azt állítja, hogy nincs olyan téma, amiben ne kellene elsősorban az érzelmekre hatnunk, amikor prezentálunk. A számok vagy a tények önmagukban mit sem érnek, ha nem helyezzük a fókuszba, hogy mindez mit üzen nekünk? Örömmel tölt el? Elkeserít?
Aggodalommal tölt el? Ezt kell átadnunk.
(A könyv PreZENtáció címmel magyarul is megjelent a HVG Kiadó gondozásában.)
