Nagyon sok ügyfelünktől halljuk: „a nap végén az jelenti számomra az örömet, hogy a ToDo-listám legalább egy részét kipipáltam". „Jaj, de egyszerű lenne kidobni a fenébe a teendők listáját!" Ezt azonban a legtöbben nem tesszük meg. Mi lehet akkor az alternatíva?
Kép: LittnerBudapest
Az első gépek nem is az ipari forradalom hajnalán jelentek meg, hanem akkor, amikor a mai óra elődjét feltalálták. Az idő múlását visszatükröző (nem pedig mérő!) berendezés talán a legkiválóbb jelképe napjaink világának is. Az időt nem az év- vagy a napszakok változása alapján, hanem egy közmegegyezés szerint behangolt gépezet működése szerint mérjük, osztályozzuk és éljük meg.
Ezzel nincsen semmi baj. A civilizáció technikai vívmányait, az urbanizáció jelenségeit egészen addig kritizáljuk, amíg nincsen szükségünk penicillinre, vagy lámpa nélkül is tudunk közlekedni a lakásban. A nehézséget az jelenti, hogy az elénk tornyosuló feladatokat és az általunk vágyott tevékenységeket mikor, mennyi idő alatt és főleg milyen sorrendben végezzük el.
Az üzleti irodalomban már a hetvenes években megjelentek a helyes időgazdálkodást tanító könyvek. Hyrum W. Smith (1994) 10 Natural Laws of Successful Time and Life Management című könyve a legklasszikusabb utat ajánlja: legyenek prioritásaink, súlyozzuk a feladatokat, ütemezzük be a teendőket előre, rendeljünk hozzájuk időtartamot is, hogy ne folyjon szét a nap és rögzítsük az elérendő célokat is: az adott tevékenység puszta folytatása ne ringasson bennünket abba az illúzióba, hogy eredményesek is vagyunk.
Stephen Covey (2007) és társai Először a fontosat könyve az egyik legismertebb e témában, mely lényegében cizellálja az elődök által leírtakat: merjünk a listánkról lehúzni feladatokat és vállaljuk a következményeket, így nem kell az állandó lelkifurdalás állapotában lennünk, ráadásul a valóban fontos dolgokra koncentrálhatunk. Ez a könyv is hangsúlyozza a felkészülések fontosságát, valamint azt, hogy időnként „élezzük meg a fűrészt”, azaz pihenjünk, hogy újult erővel ronthassunk neki a teendőknek.
Azonban még Timothy Ferriss (2008) 4-órás munkahét című méltán bestsellere sem tudott választ adni arra, hogy miként lehet a kötelezettségek hegyei iránt érzett utálatunkat leváltani egy kedvezőbb érzelmi állapotra.
Mire szolgál a ToDo-lista?
Az értelmezésünkben a ToDo-lista egy kotta. Olyan szamárvezető vagy puska, mely a hétköznap lendületében segít bennünket abban, hogy akkor és olyan eredménnyel lássuk el a feladatainkat, amikor és ahogyan a teljesítés a legjobban hozzájárul a céljaink eléréséhez.
Nem munkáról vagy kötelezettségekről beszélünk, hanem tevékenységekről. A kulcs tehát az, hogy a tervezéskor életünk összes területét tekintetbe vesszük. Nem csak a pénzkeresettel vagy a nyűgös adminisztrációval (csekkek, autó- és ingatlan-intézendők) kapcsolatos teendőket, hanem a hobbink, az egészségünk, a párkapcsolatunk vagy a gyerekeinkkel kapcsolatos feladatokat is rögzítjük. Ez az egyik pillér.
A másik pillér pedig – ahogyan arra utaltunk is a fentiekben – a tervezés. A ToDo lista egy kotta, melybe belepillanthatunk, ha a rohanó tempó nem engedi meg, hogy gondolkodjunk. Ilyen módon tehát a listát nyugodtabb időszakainkban (hétvégén, este, szabadság alatt) érdemes megszerkesztenünk. Olyan időszakokban, amikor egy picit kívülről-felülről tudunk rátekinteni a napi rutinokra, amikor lehetőségünk nyílik megkérdezni magunktól, hogy voltaképpen miért dolgozunk, miért ott, mit szeretnénk a barátainkkal, mire vágyunk a társunkkal, mit akarunk elérni a hobbinkban, hogyan akarunk kinézni, milyen fizikai állapotra is vágyunk és a többi.
1. lépés
Ilyenkor érdemes összeírni életünk mindegyik területével kapcsolatban azt, amit elérni szeretnénk. Ha kimarad valami, azt nem is kell pótolni. Inkább kihagyni: ha nem jutott eszünkbe a repülőmodellezés vagy a lepkegyűjtés, akkor az talán nem is olyan fontos a számunkra.
2. lépés
A vágyakat teendőkre kell konvertálni. Érdemes kisebb tevékenységekre lebontani a nagy dobást, valamint a ToDo-listában feltűntetni az úgynevezett mérföldköveket, illetve a határidőket, sőt, rész-határidőket.
3. lépés
Reflektálni a ToDo-listánknak. A lista előnye egy másik, élő emberrel szemben, hogy soha nem fejezi ki rosszallását elmaradás esetén, de nem is ment fel bennünket. Az esetleg el nem végzett teendők a határidő lejárta után is benne éktelenkednek. Írjuk oda melléjük, hogy meddig jutottunk el és miért. Vagy miért csak addig.
Időnként érdemes visszatekintenünk a régebbi listáinkra és jegyzeteinkre. Figyeljük meg, hogyan vélekedünk egyik-másik tevékenységről vagy területről: van-e közöttük olyan, amit a mai eszünkkel nem is tartunk fontosnak és utólag mosolygunk azon, hogy mennyit szorongtunk miatta.
Ligeti György - szervezetfejlesztő
